Zeitmanagement und Selbstorganisation - Wie Sie lernen, die benötigte Zeit besser abzuschätzen

Die Zeit ist nicht speicherbar, sie vergeht. Egal, was Sie tun. Aber was Sie beeinflussen können, ist Ihr Erleben der Zeit und Ihr Verhalten in der Zeit. Und hierdurch auch, wie andere Ihren Umgang mit der Zeit und Ihr Verhalten erleben.

 

Zeitmanagement hat daher viel mit Selbstmanagement zu tun. Und gutes Zeitmanagement ist ein wichtiger Beitrag für Ihr persönliches Selbstmarketing.

Falsche Zeiteinschätzung - ein Hauptproblem des Zeitmanagements

Natürlich geht es im Rahmen der Selbstorganisation und des Zeitmanagements auch um die Analyse von Zeitfressern bzw. Zeitdieben sowie um die Anwendung geeigneter Planungs- und Priorisierungstechniken.

 

Viele Menschen schildern allerdings, dass eines der Hauptprobleme ihres persönlichen Zeitmanagements und ihrer Selbstorganisation gar nicht die Priorisierung oder Planung der Aufgaben ist, sondern vor allem die Einschätzung der voraussichtlichen Dauer der Aufgabe.

 

Was sind die Gründe?

 

  • Sie unterschätzen permanent, wie lange sie für die Aufgabe brauchen.
  • Oder anders: Sie denken zu optimistisch über die eigenen Fähigkeiten.
  • Oder: Sie haben zu wenig Respekt vor der eigenen Zeit.

 

Was ist die Folge?

 

Die Folge ist ganz logisch.

 

Wer die für eine Augabe benötigte Zeit unterschätzt, hat Schwierigkeiten, seine Termine einzuhalten. Er nimmt möglicherweise (zu) viele Aufgaben an und kann diese nicht in der gewohnten Qualität erledigen.

 

Neben der ggf. entstehenden Untzufriedenheit mit sich selbst, entstehen hierdurch vor allem auch negative Effekte auf die Wahrnehmung bei anderen.

 

Ein gutes Gefühl für die benötigte Zeit für Aufgaben zu haben, ist damit - neben der Kenntnis bestimmter Methoden oder Techniken - eine Kern guten und erfolgreichen Zeitmanagements.

 

Manchen Menschen ist diese Gabe schon in die Wiege gelegt worden, anderen müssen dies erst noch erlernen.

So lernen Sie, die benögtigte Zeit besser abzuschätzen

Hier hilft meist eine sehr einfach umzusetzende, aber detaillierte Analyse.

 

Erfolgreiches Zeitmanagement hat viel mit dem Aufzeichnen von Tätigkeiten und regelmäßiger Nachkontrolle zu tun.

 

So auch hier, denn etwas worüber Sie keine Informationen haben, können Sie nicht steuern.

 

Zeitaufzeichnung, Zeiteinschätzung und Nachkontrolle

 

Schritt #1: Aufzeichnung

  • Wenn Sie die Aufgabe erhalten, dann gewöhnen Sie sich an, als ersten Schritt die Zeit einzuschätzen (und aufzuschreiben), die Sie meinen, dafür zu brauchen (Soll-Zeit).
  • Versuchen Sie soweit wie möglich, die Aufgabe in Teilaufgaben zu zerlegen, die Sie dann jeweils separat einschätzen. So können Sie später leichter herausfinden, woran es ggf. "gehakt" hat.
  • Bei der Erledigung der Aufgabe halten Sie fest, wie lange Sie für was gebraucht haben (Ist-Zeit)
  • Versuchen Sie auch, Störungen und die hierdurch verlorene Zeit der Aufgabe zuzuordnen und möglichst detailliert festzuhalten.

Ganz wichtig ist, die Informationen im Nachgang auszuwerten. Dafür können eine Reihe von Fragen helfen.

 

Schritt #2: Nachkontrolle – nach der Aufgabenerledigung ziehen Sie Bilanz

  • Wie lange hatten Sie für die Aufgabe vorgesehen? Wie lange haben Sie tatsächlich gebraucht?
  • Was waren die Ursachen? Liegen die Ursachen bei Ihnen selbst (z.B. weil Sie tatsächlich langsamer arbeiten als gedacht oder weil Sie sich von Störungen und Unterbrechungen haben ablenken lassen)? Oder haben Sie notwendige, eingeplante Unterstützung bzw. fremde Ressourcen zu optimistisch eingeschätzt?
  • Lassen sich Teilaufgaben identifizieren, die Sie systematisch zeitlich unterschätzen? Woran liegt das?
  • Bei welchen Aufgaben stimmte Ihre geschätzte Zeit für die Aufgabenerfüllung relativ gut mit der tatsächlichen überein?
  • Gab es Arbeitsschleifen, die Sie ursprünglich nicht eingeplant hatten, z. B. aufgrund von Fehlerkorrekturen
  • Vielleicht liegt es ja auch nicht (nur) an Ihnen: Wie ist das Verhältnis zwischen der eigentlichen Aufgabenerledigung Ihrerseits und der Freigabe z. B. durch Ihren Vorgesetzten?

Aus den Ergebnissen Ihrer Analyse leiten Sie Ihre Maßnahmen ab.

 

Eine hochwirksame und sehr pragmatische Maßnahme ist, zukünftig grundsätzlich einen Sicherheitszuschlag zu Ihrer Ursprungsschätzung einzuplanen. Und je besser Sie in ihrer Zeiteinschätzung werden, umso niedriger können Sie ihn ansetzen.

 

Das Ganze sieht zunächst einmal nach viel Arbeit aus. Ganz ohne Arbeit geht es aber leider nicht. Doch wenn Sie sich das angewöhnen für Ihre relevanten Tätigkeiten mit Soll- und Ist-Zeiten zu arbeiten, dann brauchen Sie dafür meist nicht mehr als ein paar Minuten zusätzlich. Und Sie können sich jetzt fragen, ob dies es Ihnen wert ist, um die Möglichkeit zu haben, Ihr Zeitmanagement zu verbessern.

 

 

Wie Sie außerdem von Zeitmanagement und Selbstorganisation profitieren können erfahren Sie in meinem Inhouse Seminar „Selbst- und Zeitmanagement“ oder im Inhouse-Seminar „Selbstführung - Selbstmanagement„.

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