Die Zeit ist nicht speicherbar, sie vergeht. Egal, was Sie tun. Aber was Sie beeinflussen können, ist Ihr Erleben der Zeit und Ihr Verhalten in der Zeit. Und hierdurch auch, wie andere Ihren Umgang mit der Zeit und Ihr Verhalten erleben.
Zeitmanagement hat daher viel mit Selbstmanagement zu tun. Und gutes Zeitmanagement ist ein wichtiger Beitrag für Ihr persönliches Selbstmarketing.
Natürlich geht es im Rahmen der Selbstorganisation und des Zeitmanagements auch um die Analyse von Zeitfressern bzw. Zeitdieben sowie um die Anwendung geeigneter Planungs- und Priorisierungstechniken.
Viele Menschen schildern allerdings, dass eines der Hauptprobleme ihres persönlichen Zeitmanagements und ihrer Selbstorganisation gar nicht die Priorisierung oder Planung der Aufgaben ist, sondern vor allem die Einschätzung der voraussichtlichen Dauer der Aufgabe.
Was sind die Gründe?
Was ist die Folge?
Die Folge ist ganz logisch.
Wer die für eine Augabe benötigte Zeit unterschätzt, hat Schwierigkeiten, seine Termine einzuhalten. Er nimmt möglicherweise (zu) viele Aufgaben an und kann diese nicht in der gewohnten Qualität erledigen.
Neben der ggf. entstehenden Untzufriedenheit mit sich selbst, entstehen hierdurch vor allem auch negative Effekte auf die Wahrnehmung bei anderen.
Ein gutes Gefühl für die benötigte Zeit für Aufgaben zu haben, ist damit - neben der Kenntnis bestimmter Methoden oder Techniken - eine Kern guten und erfolgreichen Zeitmanagements.
Manchen Menschen ist diese Gabe schon in die Wiege gelegt worden, anderen müssen dies erst noch erlernen.
Hier hilft meist eine sehr einfach umzusetzende, aber detaillierte Analyse.
Erfolgreiches Zeitmanagement hat viel mit dem Aufzeichnen von Tätigkeiten und regelmäßiger Nachkontrolle zu tun.
So auch hier, denn etwas worüber Sie keine Informationen haben, können Sie nicht steuern.
Zeitaufzeichnung, Zeiteinschätzung und Nachkontrolle
Schritt #1: Aufzeichnung
Ganz wichtig ist, die Informationen im Nachgang auszuwerten. Dafür können eine Reihe von Fragen helfen.
Schritt #2: Nachkontrolle – nach der Aufgabenerledigung ziehen Sie Bilanz
Aus den Ergebnissen Ihrer Analyse leiten Sie Ihre Maßnahmen ab.
Eine hochwirksame und sehr pragmatische Maßnahme ist, zukünftig grundsätzlich einen Sicherheitszuschlag zu Ihrer Ursprungsschätzung einzuplanen. Und je besser Sie in ihrer Zeiteinschätzung werden, umso niedriger können Sie ihn ansetzen.
Das Ganze sieht zunächst einmal nach viel Arbeit aus. Ganz ohne Arbeit geht es aber leider nicht. Doch wenn Sie sich das angewöhnen für Ihre relevanten Tätigkeiten mit Soll- und Ist-Zeiten zu arbeiten, dann brauchen Sie dafür meist nicht mehr als ein paar Minuten zusätzlich. Und Sie können sich jetzt fragen, ob dies es Ihnen wert ist, um die Möglichkeit zu haben, Ihr Zeitmanagement zu verbessern.
Wie Sie außerdem von Zeitmanagement und Selbstorganisation profitieren können erfahren Sie in meinem Inhouse Seminar „Selbst- und Zeitmanagement“ oder im Inhouse-Seminar „Selbstführung - Selbstmanagement„.